Courrier électronique

L’e-mail est un forme de communication √©crite entre les personnes gr√Ęce aux outils num√©riques. Aussi appel√© e-mail ou e-mail (pour sa signification en courrier √©lectronique en anglais), il est l’un des moyens de communication num√©rique les plus populaires et peut √™tre utilis√© par toute personne ayant acc√®s √† Internet.

Parties d’une adresse e-mail

Comme les lettres manuscrites, les e-mails sont envoyés à une adresse, composée de deux informations:

  • la premi√®re partie identifie la personne ou le groupe, et
  • la deuxi√®me partie montre le service sp√©cifique utilis√© par la personne pour acc√©der √† Internet ou √† sa messagerie √©lectronique.

Les deux parties de l’adresse sont s√©par√©es par le @ symbole (at). Par exemple: une adresse e-mail qui dit 123@xyz.net indique que la personne a choisi ¬ę123¬Ľ comme identification et que le serveur Internet est l’organisation ¬ęxyz.net¬Ľ

Comment envoyer un email?

Pour chaque message, ces cinq étapes doivent être suivies:

1. Ouvrez le service de messagerie

Il existe plusieurs applications ou logiciels pour g√©rer les e-mails. √Čgalement via les navigateurs, vous pouvez vous connecter au webmail o√Ļ l’adresse e-mail existe.

2. Indiquez l’adresse e-mail du destinataire

Vous devez indiquer l’adresse e-mail √† laquelle le message est envoy√©, sinon, il n’y a pas d’adresse √† laquelle l’envoyer. Ici, vous pouvez √©galement d√©cider d’envoyer le message avec une copie √† quelqu’un d’autre.

3. √Čcrivez le sujet du message

L’objet indique au destinataire le sujet de l’e-mail qu’il a re√ßu. Il devrait √™tre comme un titre: sp√©cifique, appropri√©, pertinent et significatif.

4. Développez le message

Il doit √™tre √©crit comme si nous parlions avec la personne √† qui nous nous adressons. De cette mani√®re, le message doit avoir une salutation, un corps et une cl√īture ou un adieu, selon le sujet, le destinataire et l’objectif du message.

5. Envoyez le message

Avant d’envoyer un message, nous devons nous assurer que le message est compr√©hensible et convivial, facile √† lire et s’il est vraiment n√©cessaire.

Avantages du courrier électronique

Pratique et rapide

  • Possibilit√© de revoir et de corriger le message √† envoyer.
  • Le message re√ßu peut √™tre lu, transmis √† une autre personne, imprim√© et archiv√©.
  • Le message arrive de quelques secondes √† quelques minutes; cela ne signifie cependant pas que le destinataire le lira imm√©diatement lorsqu’il arrivera dans sa bo√ģte aux lettres.

Communication globale

  • Vous permet de cr√©er des groupes avec des objectifs communs s√©par√©s par de grandes distances. Par exemple, un groupe de scientifiques de diff√©rentes r√©gions du pays ou du monde peut former un r√©seau professionnel pour √©changer des informations et socialiser.
  • Les personnes partageant les m√™mes int√©r√™ts peuvent discuter et parler sans se soucier du transport.

Bas co√Ľt

Avoir une adresse e-mail est peu co√Ľteux dans la plupart des cas. Certaines entreprises comme Yahoo! et Google propose des adresses e-mail gratuites. Ceci est particuli√®rement utile dans les pays √† faible revenu, o√Ļ les gens n’ont besoin que d’acc√©der √† un ordinateur et √† Internet. Il existe des centres publics et priv√©s o√Ļ vous pouvez avoir acc√®s √† Internet si vous ne l’avez pas √† la maison.

Accessibilité

Une personne peut voyager partout dans le monde et utiliser la même adresse e-mail. Ce sont des informations personnelles qui ne changent pas lors du déménagement dans une ville ou un pays.

√Čchange d’informations flexible

Les systèmes de messagerie modernes vous permettent de joindre des fichiers avec des textes, des images et des vidéos, qui enrichissent le message que vous souhaitez transmettre.

Nous devons toujours garder √† l’esprit que la personne de l’autre c√īt√© a le programme appropri√© pour ouvrir le document. De plus, vous pouvez envoyer le message √† plusieurs personnes en copiant simplement leur adresse.

Inconvénients du courrier électronique

L’utilisation inefficace du courrier √©lectronique peut entra√ģner de graves probl√®mes, dont on peut citer:

Interruptions et perte de temps

Les programmes qui g√®rent les e-mails disposent d’un syst√®me d’alerte pour l’arriv√©e de nouveaux messages. Plusieurs fois, cela est contre-productif, car cela vous fait perdre la concentration sur ce que vous faites. La solution est de d√©sactiver le syst√®me d’alerte.

D’un autre c√īt√©, le volume croissant de courriels, souvent ind√©sirables, nous fait perdre du temps √† essayer de tous les lire et d’y r√©pondre. Par cons√©quent, il est important de mettre une phrase intelligente dans la ligne d’objet qui attire l’attention du lecteur.

Parfois, une conversation t√©l√©phonique ou en face √† face est plus efficace pour r√©soudre un probl√®me ou traiter une question d√©licate, plut√īt que d’envoyer et de transf√©rer des e-mails qui prennent plus de temps.

Surcharge des e-mails

Lorsque vous transf√©rez des messages, demandez-vous si vous en avez besoin. Un message ind√©sirable est mal vu et sature √©galement Internet. La surcharge de messages peut augmenter le niveau de stress d’une personne, en particulier dans son environnement de travail.

Expéditeur inconnu

Il est beaucoup plus courant de recevoir un message d’un exp√©diteur inconnu par e-mail que par lettre physique. Nous ne connaissons ni ses intentions ni sa personnalit√©, et nous ne savons pas non plus qui il est vraiment.

Virus informatiques

Les fichiers peuvent √™tre envoy√©s par e-mail, ce qui peut endommager le syst√®me d’exploitation de l’ordinateur. Ce sont des virus informatiques. Par cons√©quent, vous devez √™tre prudent lorsque vous ouvrez un fichier de provenance douteuse.

Notez que le simple fait d’ouvrir un message avec un virus n’est pas le probl√®me, uniquement si vous ouvrez un fichier joint au message.

Soit dit en passant, il existe une grande diffusion de messages d’avertissement sur les virus qui surchargent Internet de messages inutiles. Ignorez-les simplement et ne contribuez pas √† la diffusion d’informations non pertinentes.

Dépendance

L’attente d’une r√©ponse imm√©diate, l’envie de suivre un message et le besoin constant de v√©rifier l’arriv√©e des messages sont des habitudes qui peuvent √™tre consid√©r√©es comme addictives.

√Čvitez de consulter vos e-mails lors d’occasions qui ne vous conviennent pas, par exemple lorsque vous mangez avec votre famille ou vos amis, au cin√©ma ou √† un concert, √† l’√©cole.

Spam ou courrier indésirable

Le processus d’envoi d’e-mails en masse est appel√© spam. Gr√Ęce au spam, √† la publicit√©, aux demandes d’aide et √† la pornographie sont envoy√©es. Ils peuvent √©galement contenir un lien vers une page dans le but d’obtenir des informations personnelles. L’acc√®s √† ces pages compromet la s√©curit√© personnelle et celle des membres de votre famille.

La plupart des serveurs de messagerie ont des filtres qui suppriment ces spams. Cependant, le moyen d’√©liminer le spam globalement est de l’ignorer g√©n√©ralement.

Cyberintimidation

Malheureusement, le courrier √©lectronique peut √©galement √™tre utilis√© pour attaquer et harceler des personnes. Cependant, il peut √™tre utilis√© par des moyens judiciaires comme preuve de l’agression.

Voir aussi l’intimidation.

R√®gles d’utilisation du courrier √©lectronique

Le passage de la communication en face √† face √† la communication par e-mail a cr√©√© un nouvel ensemble de r√®gles ou de normes en mati√®re d’√©criture de messages num√©riques. Il est conseill√© de suivre les directives suivantes:

  • L’√©criture d’un message complet avec des LETTRES MAJUSCULES indique que nous crions. Ceci est consid√©r√© comme impoli et impoli.
  • R√©pondez √† un message d√®s que possible ou informez-vous que vous r√©pondrez plus tard si vous n’avez pas le temps.
  • Dites bonjour au d√©but du message et dites au revoir √† la fin du message.
  • √Čvitez les fautes d’orthographe et de grammaire: cela montre la culture et l’√©ducation ainsi que la consid√©ration pour la personne qui envoie le message.
  • Utilisez des “smileys” ou des √©motic√īnes uniquement dans les messages personnels.
  • √Čcrivez dans un style simple et avec un ton appropri√©.
  • Utilisez la voix active au lieu de la voix passive lors de l’√©criture.

S√Ľret√© et s√©curit√© lors de l’utilisation du courrier √©lectronique

Un e-mail passe par de nombreuses stations avant d’atteindre sa destination. Shirley Taylor, dans son livre E-mail Etiquette, offre quelques conseils utiles pour √©viter les probl√®mes de courrier √©lectronique:

  • Choisissez un code secret qui combine des chiffres, des lettres et des symboles dont vous pouvez facilement vous souvenir et qui sont difficiles pour les autres.
  • Ne donnez la cl√© secr√®te √† personne: elle fait partie de l’identit√© √©lectronique.
  • Utilisez une signature num√©rique pour confirmer que le message a √©t√© √©crit et envoy√© par l’exp√©diteur.
  • Ne laissez jamais un ordinateur avec un compte de messagerie ouvert.
  • D√©connectez-vous et d√©connectez-vous toujours.
  • Installez un bon programme antivirus et tenez-le √† jour.
  • R√©fl√©chissez √† deux fois avant d’envoyer un e-mail.
  • Traitez tous les messages avec prudence, consid√©rez qu’ils peuvent finir sur l’√©cran de quelqu’un d’autre.
  • Ne t√©l√©chargez ou ne partagez jamais une pi√®ce jointe d’un inconnu.

Quand ne pas utiliser le courrier électronique

email1Dans certaines situations, il est préférable de parler directement aux gens.

Il existe certaines situations dans lesquelles il est préférable de ne pas envoyer de messages électroniques:

un. Lorsque les messages sont confidentiels– Les e-mails peuvent √™tre lus par les administrateurs syst√®me de votre organisation. De plus, l’e-mail peut √™tre transmis √† une autre personne. Si les informations sont confidentielles, le courrier √©lectronique n’est pas le support.

2. Lorsque les messages sont longs et compliqu√©s– L’une des commodit√©s du courrier √©lectronique est qu’il peut √™tre lu rapidement. Si vous devez envoyer des informations tr√®s compliqu√©es, il est pr√©f√©rable d’envoyer un fichier texte s√©par√©.

3. Lorsqu’il y a plusieurs probl√®mes √† r√©soudre: dans ces cas, il est pratique de passer un appel t√©l√©phonique pour clarifier tous les points en question.

Quatre. Quand les messages sont indiscrets: Lorsque vous envoyez un e-mail, demandez-vous si vous souhaitez voir ces informations coll√©es sur le panneau d’information de votre √©cole. Si vous envoyez un message salissant quelqu’un, r√©pandant des ragots ou vous disputant sur un sujet d√©sagr√©able, vous courez le risque de mal para√ģtre devant de nombreuses personnes.

5. Quand tu es en col√®reCe n’est pas le moment d’envoyer des e-mails. R√©sistez √† l’envie de r√©pondre √† un e-mail lorsque vous n’√™tes pas d’humeur, vous l’appr√©cierez.

Faits intéressants sur les e-mails

  • Ray Tomlinson a invent√© le courrier √©lectronique en 1971 alors qu’il travaillait sur des protocoles d’envoi de fichiers entre r√©seaux informatiques.
  • Le message est envoy√© d’un ordinateur √† un autre √† l’aide de signaux √©lectriques repr√©sent√©s par un ensemble de nombres binaires. Le signal est num√©ris√© par un processus qui convertit les informations en syst√®me binaire (s√©rie de uns et de z√©ros), c’est-√†-dire qu’il rend un fichier num√©rique.
  • Internet est l’outil qui relie les ordinateurs et est si rapide que l’espace physique entre eux dispara√ģt pratiquement. L’av√®nement d’Internet a fait passer le processus d’envoi de messages de rapide √† presque instantan√©.
  • Le courrier √©lectronique a transform√© les communications interpersonnelles en r√©duisant le temps de trajet pour les SMS. En fait, il a remplac√© l’utilisation des lettres comme moyen de communication.

Les références

  • Taylor, S. E-mail Etiquette. Marshall Cavendish Bussiness, 2009.

 

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